Подготовка сметной документации к экспертизе для объектов в Новокузнецке и Кемеровской области начинается с проверки комплектности. Сметчик сопоставляет состав пакета с требованиями к экспертизе: сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов, обоснования цен. Отсутствующий или неполный документ фиксируется до подачи, чтобы эксперт не возвращал пакет на доработку по формальной причине. Для заказчика это означает, что сроки экспертизы уходят на содержательные вопросы по проекту, а не на исправление состава пакета.
Далее разбирается структура сводного сметного расчёта. Проверяются главы, лимитированные затраты, прочие работы и затраты. Для каждой строки должно быть обоснование: ссылка на норматив, на локальную смету или на документ о цене. Строка без основания либо дополняется, либо исключается из расчёта. Лимитированные затраты проверяются по правилам их применения, а прочие работы и затраты по составу и основанию, без округлений и без переноса сумм между главами. Такой разбор избавляет от вопросов, которые эксперты задают по любой сводке. Итоговые суммы глав при этом сверяются с локальными и объектными сметами, чтобы цифры в разных документах пакета совпадали.
Затем сметы сверяются с проектом. Каждое проектное решение должно иметь объём и расценку, а позиции без проектного основания в смете недопустимы. Цены ресурсов, которых нет во ФГИС ЦС, обосновываются конъюнктурным анализом по Методике 421/пр, и полный комплект обоснований прикладывается к сметам. Таблица цен, запросы поставщикам и пояснение о выборе предложения передаются вместе, чтобы эксперт видел путь от запроса до принятой цены. Отдельно проверяются коэффициенты и начисления, к которым эксперты возвращаются чаще всего. Если позиция вызывает сомнение, рядом с ней готовится пояснение, которое эксперт увидит сразу, а не будет запрашивать отдельно.
Работа ведётся как для государственной, так и для негосударственной экспертизы. Требования к составу и оформлению пакета у каждой из них свои, и их учитывают до подачи, а не после первого возврата. При необходимости сметные файлы и сопутствующие документы готовятся в формате XML по актуальной схеме.
После подачи работа продолжается. Готовятся ответы на замечания экспертов: по каждому замечанию даётся либо исправление, либо обоснование со ссылкой на норму. Ведётся реестр замечаний, где отражено, что получено, что исправлено, что снято и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр позволяет не терять вопросы между этапами и показывает, на каком из них задержка. Реестр показывает заказчику из Новокузнецка актуальное состояние экспертизы без обращения к исходной переписке. Любое изменение проектировщика проходит через все связанные документы, а не только через одну смету, поэтому ведомости объёмов, локальные сметы и сводный расчёт остаются согласованными.
Результат экспертизы зависит от проекта и от эксперта, и обещать его нельзя. Задача подготовки другая: убрать предсказуемые замечания до подачи и обеспечить на оставшиеся вопросы полные, обоснованные ответы.